Weten wat je wel en niet wilt
De keuze voor een nieuw kassasysteem was weloverwogen. Door eerdere ervaringen wisten ze bij DiVino goed waar het systeem aan moest voldoen. Vooral de backoffice moest duidelijk en werkbaar zijn.
Iris en Eric bekeken meerdere partijen. Daar zaten ook iPad-systemen tussen en aanbieders met een goedkoop pakket. Toch viel de keuze uiteindelijk op unTill: het pakket voelde compleet en de backoffice gaf overzicht. Voor DiVino was dat belangrijk. De kassa moest passen bij de dagelijkse praktijk én bij het werk achter de schermen.
Een backoffice waar ook de accountant mee verder kan
Een kassasysteem voor de horeca moet niet alleen op de vloer goed werken. Ook de administratie moet kloppen. Bij DiVino speelde de werkwijze van de accountant daarom mee in de keuze.
Met de backoffice van unTill heeft de boekhouder of accountant online toegang tot de juiste cijfers. Iris geeft aan dat het systeem voldoet aan haar eigen eisen en aan die van haar accountant. Zijn advies heeft ze meegenomen in haar keuze.
“Onze accountant is erg positief over unTill, omdat het kassasysteem voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt.”
Iedere ochtend worden de kassagegevens automatisch bijgewerkt in het boekhoudsysteem. Vraagt de accountant om gegevens van een specifieke dag uit het verleden? Dan kan Iris die snel uitdraaien. Dat scheelt handwerk. En het geeft rust, omdat de administratie niet los naast de kassa staat.
Koppelingen die handmatig werk verminderen
Voor DiVino is vooral de koppeling met de boekhouding belangrijk. De kassagegevens worden automatisch verwerkt, zodat er minder handmatig hoeft te gebeuren. De gegevens uit de kassa komen direct op de juiste plek terecht. Dat maakt het werk voor de ondernemers en hun accountant een stuk overzichtelijker.
unTill biedt hiervoor koppelingen met boekhoudprogramma’s en andere systemen. In de praktijk helpt dat DiVino om sneller bij de juiste informatie te komen. Bekijk ook de koppelingen met je boekhouding als je wilt weten hoe je jouw kassasysteem laat samenwerken met andere systemen.
Snel duidelijk voor medewerkers
Een kassasysteem moet niet alleen kloppen voor de ondernemer. Het team moet er ook eenvoudig mee kunnen werken. Bij DiVino begrijpen medewerkers het systeem snel. Iris omschrijft unTill als overzichtelijk en duidelijk. Natuurlijk moeten nieuwe collega’s altijd even zoeken waar alles staat. Dat hoort bij elk kassasysteem. Maar na een korte toelichting gaat het vlot genoeg.
“Wij geven altijd een toelichting en merken dat het vlot genoeg gaat. Het is snel duidelijk voor onze medewerkers.”
Het team neemt bestellingen aan tafel uit het hoofd op. Dat past bij hun manier van werken en bij het contact met de gasten. Daarom gebruiken ze geen handhelds. Wel werkt DiVino met twee kassasystemen op twee plekken in het restaurant. Er is een vast kassasysteem en een mobiel kassasysteem, dat in de zomer op het terras wordt gebruikt.
Snel duidelijk voor medewerkers
Elke horecazaak werkt anders. Dat zegt Iris zelf ook. Wat voor DiVino logisch is, hoeft niet voor elke zaak hetzelfde te zijn. Juist daarom is het belangrijk dat je goed weet wat je nodig hebt. Welke functies gebruik je dagelijks? Welke administratie wil je makkelijker maken? En hoe belangrijk is ondersteuning in het gebruik voor jou als ondernemer?
Iris vervolgt: “Het is belangrijk dat de kassa voldoet aan jouw persoonlijke eisen. Zorg ervoor dat je goed weet hoe de pakketten in elkaar steken zodat je ook weet wat niet mogelijk is. Naast de opties is ook de nazorg belangrijk. Je moet altijd kunnen bellen. Voor ons was de unTill kassa van Janssens daarom de beste oplossing.”
